O Pacote Office é um grupo de softwares criados principalmente para auxiliar o trabalho nos escritórios, mas acabaram sendo introduzidos nos trabalhos escolares e nas residências de milhares de pessoas em todo o mundo. É muito difícil encontrar atualmente uma pessoa que nunca tenha trabalhado com esse produto da empresa Microsoft.
A empresa Microsoft foi fundada em 1975 pelos amigos Paul
Allen e Bill Gates. Inicialmente a ideia era criar um software em linguagem
BASIC para o computador Altair 8800, da empresa IBM. O sistema operacional
Windows 1.0 começou a ser comercializado apenas em 1985. Dois anos depois foi
lançado o Windows 2.0 e compraram o Power Point e o Excel.
A principal função da versão 2007 do pacote foi a redução de
botões e tarefas que muitas vezes nem eram utilizadas pelos usuários. Ou seja,
agora o usuário precisa de menos cliques para executar uma função. O Office
2007 possui 14 aplicações, mas as principais ferramentas do Microsoft Office
2007 são:
Microsoft Office Word 2007;
Microsoft Office Excel 2007;
Microsoft Office Power Point 2007;
Microsoft Office Outlook 2007.
Word 2007
O word é um
processador de textos mais usado no mundo. Nessa versão aparece o botão Office
que mostra os arquivos que foram abertos recentemente e outras funções.
Funções do botão Office
Novo: Com ele você abre um novo documento, mas também
pode realizar esse processo com o atalho Ctrl + N.
Imprimir: com esse botão você abre a janela de
impressão em que pode escolher as propriedades da impressão, número de cópias,
dentre outros.
Preparar: mostra uma lista de coisas para serem
aplicadas no documento como restrição para leitura, compatibilidade de arquivos,
impressão, cópia, etc.
Enviar: essa opção mostra o envio do documento por
e-mail ou fax.
Publicar: dá a opção de publicar o documento de maneira
distinta.
Fechar: fecha o trabalho.
Opções do Word: permite a mudança de opções do programa
como idioma, teclas de atalho, configurações de salvamento manual, modificação
do esquema de cores, etc.
Sair do Word: fecha o programa e encerra o trabalho.
Salvar Documentos no Word 2007
Ao salvar um documento você tem a opção de acessá-lo depois
em seu computador. Salve um documento no Word 2007 clicando no botão Office e
escolhendo a opção Salvar Como. É importante ressaltar que essa versão salva o
documento como .docx e não como o .doc das versões
anteriores. Porém, caso seja necessário, você também pode optar por salvá-lo
como .doc no momento de salvar.
Salvar Como: você usa essa opção para salvar um arquivo
pela primeira vez.
Salvar: quando o documento já foi salvo alguma vez e foi
feita outra alteração em que é necessário salvar novamente.
Dica: Você também pode usar o Ctrl + B e irá aparecer a
tela em que você coloca as opções de salvamento como local e nome do arquivo.
Operações no Word
Selecionar o Texto
Selecione um texto com o cursor do mouse antes da primeira
palavra do texto. Arraste o mouse até selecionar toda a área desejada.
Copiar o Texto
Quando é preciso copiar um trecho de um texto no intuito de
colá-lo em outra parte do documento. Você pode clicar com um botão direito do
mouse e a opção copiar ou usar o atalho Ctrl + C.
Colar o Texto
Colar o texto selecionado em outra área para ser colado no
local desejado. Nesse caso também você pode clicar com o botão direito do mouse
e escolher a opção colar ou utilizar o atalho Ctrl + V.
Abrir um Documento
Você pode clicar no botão Office e escolher a opção abrir ou
usar o atalho Ctrl + A. Após realizar um dos processos será aberta uma tela
para que você procure o arquivo salvo.
Ortografia e Gramática
Para corrigir erros ortográficos você pode utilizar a
verificação de ortografia do Word 2007. Aparece um risco vermelho quando a
palavra digitada não existe no dicionário e um risco verde quando há
espaçamento errado, erro de conjugação,acentuação gráfica, erros ortográficos, etc.
Cabeçalho e Rodapé
Os cabeçalhos e rodapés são duas áreas que se repetem em
todo o documento para compartilhar uma informação necessária. Acesse o menu
exibir e escolha a opção CABEÇALHO E RODAPÉ.
Números Automáticos nas Páginas
Você pode inserir uma numeração de forma automática nas
páginas usando o menu Inserir/Número de Páginas. Você pode escolher se esses
números irão aparecer no cabeçalho ou rodapé da página. Você também pode optar
pela localização à esquerda, centralizada ou à direita.
Inserir Hyperlink
Com essa opção é possível criar link para uma página da
internet, para um programa ou e-mail de seu documento word. Selecione a palavra
desejada, clique na opção Inserir e em seguida clique em Hiperlink.
Inserir Tabelas
Uma tabela é composta por células e linhas para inserir
informações relevantes e dados. Para inserir uma tabela no Word 2007 você deve
clicar na barra de ferramentas Inserir e em seguida clicar no botão Tabela.
Escolha o número desejado de linhas e colunas.
Inserir Linhas na Tabela: Muitas vezes é necessário
inserir ou retirar linhas de uma tabela. Para realizar esse processo você deve
usar a ferramenta layout, que se encontra no submenu Ferramentas da Tabela.
Inserir Colunas na Tabela: Acesse a barra de
ferramentas layout e em seguida use as Ferramentas da Tabela. Faça isso também
quando quiser excluir alguma coluna.
Formatação por Estilos
Essa opção é usada quando você quiser colocar um estilo nos
títulos, subtítulos e no texto principal. Eles seguem um padrão com cores,
fontes e tamanhos estabelecidos. Para inseri-lo você deve selecionar o texto e
clicar em uma das opções de estilo na barra de ferramentas Início.
Tabulação
A tabulação é utilizada para dar orientação quando o cursor
é deslocado. As marcas de tabulação são usadas utilizando a tecla TAB e
representadas por símbolos. É preciso usar a régua e caso ela não apareça use o
menu Exibição e clique na opção Régua.
Atalhos do Word 2007
Comando
|
Atalho no Word
|
Comando
|
Atalho no Word
|
Novo
|
CTRL + Z
|
Abrir
|
CTRL + X
|
Salvar
|
CTRL + B
|
Imprimir
|
CTRL + P
|
Fechar
|
CTRL + W ou CTRL F4
|
Sair do Programa
|
ALT + F4
|
Desfazer
|
CTRL + Z
|
Recortar
|
CTRL + X
|
Copiar
|
CTRL + C
|
Colar
|
CTRL + V
|
Colar Especial
|
CTRL + Shift + V
|
Selecionar Tudo
|
CTRL + T
|
Localizar
|
CTRL + L
|
Negrito
|
CTRL + N
|
Itálico
|
CTRL + I
|
Sublinhado
|
CTRL + S
|
Alinhar à Esquerda
|
CTRL + Q
|
Centralizar
|
CTRL + E
|
Alinhar à Direita
|
CTRL + G
|
Justificar
|
CTRL + J
|
Visualizar Impressão
|
CTRL + ALT + I ou CTRL + F2
|
Refazer
|
CTRL + R
|
Aumentar Recuo
|
CTRL + H e CTRL + M
|
Diminuir Recuo
|
CTRL + Shift + M
|
Formatar a Fonte
|
CTRL + D
|
Exibir e Ocultar Parágrafo
|
CTRL + Shift + 8
|
Ortografia e Gramática
|
F7
|
Ir Para
|
CTRL + Y
|
Localizar e Substituir
|
CTRL + U
|
Fechar Arquivo
|
CTRL + W
|
Inserir Hiperlink
|
CTRL + K
|
Alternar Espaçamento
|
CTRL + 0
|
Espaçamento Simples
|
CTRL + 1
|
Espaçamento Duplo
|
CTRL + 2
|
Espaçamento de 1,5
|
CTRL + 5
|
Diminuir a Fonte em 1 ponto
|
CTRL + [
|
Aumentar a Fonte em 1 ponto
|
CTRL + ]
|
Diminuir Fonte em Pulos
|
Ctrl + Shift + <
|
Aumentar Fonte em Pulos
|
Ctrl + Shift + >
|
Alternar entre maiúscula e minúscula
|
Shift + F7
|
Inserir Autotexto
|
F3
|
Aciona a Barra de Menu
|
F10
|
Salvar Como
|
F12
|
Cancelar Operação
|
Esc
|
Excel 2007
O Excel 2007 é um
dos programas do Microsoft Office. Com ele você é capaz de criar planilhas,
gráficos e banco de dados. Muitas mudanças ocorreram entre a versão de 2003
para 2007.
Botão Office: Nesse botão você pode utilizar várias
funções como criar um novo documento, abrir um documento do excel, salvar seu
arquivo, salvar como, imprimi, etc.
Menus do Excel 2007
Esse programa possui menus básicos com agrupamentos
semelhantes. Grande parte dos comandos são encontrados nesses menus.
Menu Início;
Menu Inserir;
Menu Layout da Página;
Menu Fórmulas;
Menu Dados;
Menu Revisão;
Menu Exibição.
Componentes do Excel
Pasta de Trabalho: Qualquer arquivo criado no Excel.
Planilha: Fase do Excel em que será feita a execução do
trabalho. Cada planilha nova possui três planilhas.
Coluna: Cada planilha apresenta colunas em ordem
alfabética que vão do A até XFD. Ou seja, são 16.384 colunas.
Linha: As linhas das planilhas são representadas por
números.
Célula: É o cruzamento de uma linha com uma coluna e
nela são inseridas as informações necessárias de seu documento.
Estrutura Básica do Excel
Botão Office
Agrupa os principais botões relacionados a edição, impressão
e publicação dos arquivos. As opções apresentadas são: Abrir, Novo, Salvar,
Salvar Como, Abrir do Office Live, Salvar no Office Live, Imprimir, Preparar,
Enviar, Publicar e Fechar.
Barra de Acesso Rápido
Os recursos mais utilizados podem ser inseridos nessa barra
do Excel. Para selecionar os botões desejados clique com o botão direito do
mouse e faça a seleção.
Barra de Títulos
Mostra o nome do arquivo aberto.
Guias
Apresentam opções que ajudam na utilização das planilhas do
Excel. As guias são: Início, Inserir, Layout de Página, Fórmulas, Dados,
Revisão, Exibição e Desenvolvedor.
Barra de Fórmulas
Essa barra mostra o conteúdo de uma célula quando está é
selecionada.
Barra de Status
A barra de status é usada para apresentar informações como
modo de trabalho. Caso você queria selecionar outra opção para aparecer nessa
barra clique com o botão direito do mouse e faça sua escolha.
Funções do Excel
Com o Excel você pode executar cálculos e inserir informações
pertinentes. Qualquer fórmula deve ter o sinal de = (igual) para que o programa
aceite. Essa versão do programa tem mais de 300 funções. As principais são:
multiplicação, divisão, adição, subtração, potenciação e porcentagem.
Mesclar Células
Muitas vezes é necessário mesclar células para que aquele o
conteúdo caiba em apenas uma célula ou quando uma informação é importante em
diversas colunas. Para realizar esse processo selecione as células desejadas,
vá na guia Início – Galeria Alinhamento e clique no botão Mesclar e
Centralizar. O botão para centralizar oferece outras opções de mesclagem.
Função Soma
Com essa função é possível somar os valores encontrados nas
células selecionadas.
Ex: =SOMA(A1:G1) – Inserir dois pontos significa ATÉ.
Para fazer esse processo você também pode usar o Botão da
Autosoma selecionando as células que deseja somar, clicando na guia Início –
Galeria Edição – Botão Autosoma.
Ex: =SOMA (B1:B7) – Ao clicar no botão autosoma
selecionando essas células a fórmula irá aparecer na célula após a última
selecionada, ou seja, B8. Se você selecionar uma linha o resultado aparecerá a
direita da seleção. Porém se for selecionada uma coluna o resultado aparece
abaixo da seleção.
Para somar vários valores em uma planilha é necessário
digitar as células manualmente.
Ex: Nesse exemplo são três colunas com valores
distintos e na linha A6 foi digitado =SOMA e aberto um parênteses. Em seguida
segure a tecla SHIFT e selecione os valores feche o parênteses e aperte enter.
O resultado será a soma desses valores.
Uma planilha de Excel também oferece a opção de somar
intervalo de valores.
Ex:
Função Subtração
Para realizar uma operação de subtração no Excel é preciso indicar
os valores um a um.
Ex:
Função Multiplicação
Essa função realiza o processo de multiplicar valores de uma
faixa de valores ou matriz de dados. Os argumentos são separados por ponto e
vírgula (;).
Função Divisão
Para dividir um valor no Excel você deve indicar as células
usando o seguinte símbolo (/). Ex: O aluguel de um apartamento é R$ 563,00 e
será dividido por seis pessoas para saber quanto cada um tem que
pagar.
Exemplo divisão Excel:
Porcentagem
O uso da porcentagem no Excel se dá no intuito de comparar e
avaliar resultados. Nesse programa o cálculo é feito com a multiplicação do
valor pela porcentagem desejada. No entando você só consegue realizar duas
operações a multiplicação e a divisão.
Função Máximo
Tendo uma faixa de valores ou uma matriz de dados essa
função mostra o maior valor lançado.
Ex: =MÁXIMO(A1:F6)
Função Mínimo
Tendo uma faixa de valores ou uma matriz de dados essa
função mostra o menor valor lançado.
Ex: =MÍNIMO(A1:F6)
Elaboração de Tabelas e Gráficos
É possível inserir um gráfico em uma planilha do Excel para
representar um conjunto de números. Os gráficos ficaram mais editáveis, mas o
layout não é muito diferente da versão anterior. Com todos os dados abra a guia
Inserir e escolha uma das opções de gráfico, que nesse caso são 11 tipos. Você
pode optar por clicar na opção Todos os Tipos de Gráfico.
Se você escolheu um gráfico e deseja alterar o tipo você
pode clicar na guia Design e depois em Alterar Tipo de Gráfico. No Design você
poderá usar outras ferramentas para ajustar seu gráfico.
Alças de Preenchimento
Essas alças são pequenos quadrados encontrados no canto
inferior de uma célula ativa. Quando são arrastadas para cima, baixo, direita e
esquerda ela preenche as outras células que você selecionou.
Células de Texto: Colocando a palavra “concurso” em uma
das células e arrastando com a alça de preenchimento aquele nome se repetirá.
Células com Texto e Número: Quando uma célula possui um
texto e um número, as outras células, ao usarem as alças de preenchimento,
terão números consecutivos. Ex: Concursos 1, Concursos 2, Concursos 3. No
entanto, caso ela seja arrastada para a esquerda ou para cima esse valor será
decrescente.
Listas Conhecidas: São os dias da semana e meses, por
exemplo. Se você inserir i mês de julho na primeira planilha e arrastar com a
alça para baixo o Excel irá criar nas outras células a sequência dos meses com
Fevereiro, Março e Abril, etc.
Números: Você pode fazer uma progressão aritmética
usando a alça de preenchimento usando dois valores em células diferentes,
selecionando-as e arrastando as alças de preenchimento na direção em que as
células estão relacionadas. Quando apenas um único número é colocado na célula
e ele sendo arrastado irá repetir o mesmo várias vezes.
Data e Hora: Se você digitar em uma célula um hora como
17:15, ao usar a alça arrastando parabaixo o programa repetirá a hora da
seguinte forma: 18:15, 19:15, 20:15...O mesmo acontece com as datas inseridas
nas células.
Operações Básicas do Excel
As planilhas do Excel são usadas para realizar cálculos e
operações matemáticas como adição, subtração, multiplicação, divisão e potenciação.
Para qualquer comando em uma célula do programa é necessário colocar o símbolo
= antes dos comandos.
Soma: soma todas as células incluídas no parênteses.
Ex: =SOMA (Células) =SOMA (A1;A10)
Média: Fazem Média Aritmética nas células citadas. Ex:
=MÉDIA (Células) =Média (C1;C2;C3)
Máximo: Apresenta o maior valor encontrado nas células
indicadas. Ex: =MÁXIMO (Células) =MÁXIMO (A10:A20)
Mínimo: Demonstra o menor valor encontrado nas células
descritas. Ex: =MÍNIMO (Células) =MÍNIMO (B1:B100)
CONT.SE: mostra a quantidade de vezes que um termo
aparece entre um intervalo de células. Ex: =CONT.SE (Intervalo;Critério)
=CONT.SE(G1:G12;''promoção”)
SE: Faz uma comparação entre valores para dar uma
resposta na célula. Ex: =SE (Teste;ValorV;ValorF) =SE (A1<5; “Reprovado”;
“Aprovado”)
Atalhos do Excel 2007
Comando
|
Atalho no Excel
|
Comando
|
Atalho no Excel
|
Formatação das Células
|
CTRL + !
|
Ocultar Linhas Selecionadas
|
CTRL + (
|
Reexibir linhas ocultadas
|
CTRL + Shift + ( - Obs: Selecione a célula anterior
e posterior a linha que foi ocultada.
|
Ocultar Colunas Selecionadas
|
CTRL + ) e para reexibi-las use os atalhos CTRL +
Shift + ).
|
Inserir o símbolo R$
|
CTRL + Shift + R$
|
Seleção de dados ao redor de uma Célula Ativa
|
CTRL + Shift + Asterisco
|
Para inserir células, linhas e colunas
|
CTRL + Sinal de Adição (+)
|
Para excluir células, linhas e colunas
|
CTRL + Sinal de Subtração (-)
|
Preencher o mesmo valor em todas as células
selecionadas
|
CTRL + D
|
Preencher o mesmo valor em todas as colunas
selecionadas
|
CTRL + R
|
Copiar valores sem alterar a formatação
|
CTRL + Alt +V
|
Alterar a planilha de seu documento
|
CTRL + Page Down
|
Mudar para a planilha anterior
|
CTRL + Page UP
|
Inserir Planilhas no Arquivo
|
ALT + Shift + F1
|
Mover o cursos para última célula preenchida
|
CTRL + Setas de Direção
|
Seleção de uma Coluna Inteira
|
CTRL + Barra de Espaço
|
Seleção de uma Linha Inteira
|
Shift + Barra de Espaço
|
Abrir um Arquivo no Computador ou Unidade de
Armazenamento
|
CTRL + A
|
Abrir Caixa Colar Especial
|
CTRL + Alt + V
|
Inserir Comentário na Célula
|
Shift + F2
|
Inserir Função
|
Shift + F3
|
Inserir Nova Planilha na Atual Pasta
|
Shift + F11
|
Minimizar Planilha
|
CTRL + F9
|
Salvar Documento
|
CTRL + B
|
Exibir o Menu de Atalho
|
Shift + F10
|
Imprimir
|
CTRL + P
|
Desfazer
|
CTRL + Z
|
Aplicar e Remover Negrito
|
CTRL + 2 OU CTRL + N
|
Formatar Células
|
CTRL + 1
|
Selecionar Todas as Células
|
CTRL + T
|
Ortografia
|
F7
|
Substituir Texto
|
CTRL + U
|
Encerrar Programa
|
Alt + F4
|
Fechar Janela
|
CTRL + F4
|
Power Point 2007
O Power Point
é um dos programas do Pacote Office e usado para criar e apresentar slides.
Inicialmente o programa apresenta o botão Office, a barra de ferramentas para
acesso rápido, a barra de título, os botões de comando da janela, a faixa de
opções, o painel de anotações, a barra de status e o zoom.
Criar Apresentações no Power Point
Para a criação de uma apresentação de slides no Power Point
clique no Botão Office e escolha a opção Novo. Depois você poderá escolher como
será feita a apresentação e ele dá as seguintes opções: Em branco, Modelos
Instalados, Meus Modelos, Novo com base em documento existente ou Modelos do
Microsoft Online e em seguida clique no botão criar.
Comando
|
Atalho no Power Point
|
Comando
|
Atalho no Power Point
|
Alterar Fonte
|
CTRL + Shift + F
|
Imprimir
|
CTRL + P
|
Mudar Tamanho da Fonte
|
CTRL + Shift + P
|
Mover um Parágrafo Acima
|
CTRL + Seta para Cima
|
Localizar
|
CTRL + F
|
Mover um Parágrafo Abaixo
|
CTRL + Seta para Baixo
|
Iniciar Apresentação dos Slides
|
F5
|
Verificar Ortográfica
|
F7
|
Alternar entre Janelas Abertas
|
CTRL + F6
|
Substituir
|
CTRL + O
|
Abrir um documento
|
CTRL + A
|
Centralizar Texto Selecionado
|
CTRL + E
|
r para determinado Slide usando a numeração
|
Número + Enter
|
Justificar Texto Selecionado
|
CTRL + J
|
Finalizar Apresentação
|
Esc
|
Alinhar Texto à Esquerda
|
CTRL + Q
|
Ocultar Ponteiro e Botão de Navegação
|
CTRL + S
|
Alinhar Texto à Direita
|
CTRL + G
|
Microsoft Outlook 2007
O Outlook é um
programa da Microsoft que auxilia na organização e gerenciamento de
compromissos, mensagens e tarefas. Com ele é possível escrever lembretes,
enviar e-mails, anotar seus contatos e organizar tarefas. A tela principal
apresenta as opções de Calendário, Contatos, Tarefas e e-mail.
Preferencialmente a primeira opção de trabalho apresentada é
o e-mail referente a data da visualização. Quando você seleciona uma
determinada mensagem o conteúdo da mesma aparece ao lado. O calendário também é
outro recurso do Outlook 2007 e nele você tem a possibilidade de agendar
compromissos. Eles podem ser visualizados por dia, semana ou mês.
Você também pode usar o programa para salvar seus contatos
físicos e jurídicos e manter dados como e-mail, telefone e endereço. Você pode
escolher como eles serão visualizados no modo contato. Já o modo tarefa você
pode inserir suas tarefas colocando dados como hora e local. Com esse modo de
trabalho você terá as opções de escolher vários modos de exibição. Escolhendo o
tipo aparecerá uma Lista de Tarefas Pendentes e nela haverá dados como a data
de término, a porcentagem para a conclusão ou se ela já se encontra concluída.
O programa também tem as Anotações em que você faz uso de
pequenos “bilhetinhos” usados como lembretes de tarefas. O Outlook também tem
um modo chamado Diário com registro de atividades.
Configurar uma Conta no Outlook
Para enviar e receber e-mails é importante configurar o
programa para tal procedimento. Acesse o menu Ferramentas e escolha
Configurações. Clique no botão Novo e haverão algumas etapas para ajudar nessa
configuração. Uma das atividades nessa etapa é escolher qual servidor de e-mail
será usado para enviar e receber mensagens.
POP3: Recebe as mensagens de e-mail encaminhadas para você;
IMAP: Recebe as mensagens enviadas para você e deixa uma
cópia no servidor;
SMTP: Usado para encaminhar mensagens.
